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探索数字化背景下高校档案管理信息化建设

来源:光明网2022-09-06 17:23

  一直以来,档案管理是人力资源管理的重中之重,高校作为培养人才的发源地,人才集散频率极高,如果在复杂的社会环境中做好档案管理工作,是当前高校基础工作的核心之一。当前社会是信息化社会,信息网络技术广泛的应用在各个领域当中,在高校档案管理工作中,合理使用信息化技术,可以帮助高校管理工作有效提升,采用档案信息化管理技术,可以改变传统档案管理模式单一、服务效率低下的局面,显著提高服务效率和档案查阅的精准度,基于此,本文对信息化档案管理工作意义进行分析和探索,阐述当前高校档案信息化管理的必要性,探讨如何在档案管理当中发挥信息化技术的优势,为新时期高校档案建设管理工作提出可行性建议。

  档案是现代社会科学管理各类信息的重要手段,也是各类资源信息流转、存储的重要媒介,对文明的发展和人类社会的进步有着非常重要的作用。高校是培养人才和各类高端技术的汇集地,既是科研场所,也是社会机构,承担着人力资源档案和各类信息技术档案管理工作,这就要求高校必须做好档案管理,不断提高档案信息化水平,确保档案管理科学、完备,防止档案丢失问题出现。

  档案管理信息化技术是利用互联网信息技术实现档案的快速、便捷、科学管理,通过开发程序实现信息资料的数据化处理和存储,为档案管理方提供便利条件。高校一般采取利用互联网技术对档案进行管理和处理,管理效率更高、安全系数更强、查阅流转更便捷,信息化管理模式已经运行了一个阶段,并取得了一定的工作经验,可以实现目录编撰、档案归类、自动检索、电子存储和档案对比工作,由此来看,在高校档案管理工作当中,应用信息化网络技术可以显著提高工作效率,帮助各类科研活动推进,实现人力资源动态管理。随着数字网络技术的深入应用,高校各类科研数据都采取电子信息的形式呈现,大量的实验数据、文献资料和科研成果都存储在数字信息端,这就要求档案管理必须使用信息化技术才能提高工作效果,现代信息网络技术的发展不断提升档案管理的水平,相比较传统纸质档案管理,更有优势,存储容量高、存储方式便捷为高校建设提供了广阔的空间。

  当前高校开展的各类教学活动、招生行为、科研项目和学生管理,一般采用多种信息进行处理,工作过程中会形成大量的电子信息材料,为了方便管理,更好的服务师生,就需要借助电子信息化技术进行数字化处理,确保信息保存完整和提取便利。信息化管理技术还可以提高信息档案的利用率,相比较传统的纸质档案,信息化档案的使用条件更加宽泛,不受空间、时间的限制,随时随地就可以使用和查阅,且档案使用更加规范和安全,使用人通过固定的IP地址和账户信息登录查阅,学校也可以随时追踪使用者情况,防止涉密信息泄露,同时,科研信息可以实现共享的目的,推动高校科研能力和创新能力的发展,体现档案本身的价值和意义。由此来看,现代社会的发展导致高校各类信息的复杂程度加剧,尤其是各类信息档案内容更加丰富、保存难度更大、使用频率更高,这就要求高校在进行档案管理时,必须采取科学有效的信息化管理手段,提高档案管理的精准度,确保档案信息管理的严谨有序,满足高校建设和发展的需求。

  就目前来看,高校档案管理信息化管理是推动高校建设发展的必备要素,借助信息化手段不断提高档案管理的科学性,发挥档案最佳价值,目前,高校内部正在通过建立软硬件设施设备形成体系性档案管理模式,借助信息化技术可以促进管理模式的多样化,通过建立综合数据处理平台,提高数据利用的效能,鼓励多个部门协同使用,配备专业的团队负责开展,根据高校发展的周期和市场的需要,及时调整管理过程中存在的问题,发挥高校档案管理的作用,具体而言,高校档案信息化管理的必要性有以下几个方面:

  信息化技术是一种新型的现代网络技术,对各类工作采取信息数据的方式进行处理,档案管理是一门从古至今就存在的工作,但二者的结合也是随着信息技术的发展出现的,就目前来看,很多高校都配备了相关的信息化设备,如果依然采用传统的管理模式无法实现对档案信息的有效管理,过于注重纸质档案的整理和存储,忽视电子信息档案,会造成人力资源浪费,工作耗时耗力。

  档案信息化管理一方面需要依靠科学的管理模式,另一方面更需要借助科学、完整的信息化设施设备,大多数高校所配备的档案信息管理已经相对完善,各方面基础设施均有投入,一般配备了扫描仪、多功能信息处理器、数字化档案存放柜,可以满足大批量数据的处理和分析,如果依然采用传统的档案管理方法,无法及时实现实验数据、科研成果的存储和处理。

  高校档案有别于其他企事业单位档案,除了人力资源档案以外,还包括大量的文献资料、数据实验、项目成果等,这就需要建立一个大型的数据库进行数据归类和处理,且要及时更新数据,确保使用效果。传统的档案管理会受到主客观因素的影响,存在数据录入不及时、数据丢失的情况,情况比较突出的是大量的最新数据整理、存储不及时,影响项目及时使用。档案信息数据化处理可以有效的提高数据的更新频率,档案信息处理的优越性相比较纸质档案存储非常明显。高校工作者素质相对比较高,能力较强,对新型事务的接收能力较强,档案信息数据化处理属于新型技术领域,通过制定完善的管理制度,进行专业化的培训,可以实现数据的大批量处理,确保信息处理的有效性。

    高校档案信息化建设建议:

  现代档案信息化处理技术是推动高校发展,优化人力资源管理,提高工作效率的有效措施,学校必须予以重视,具体而言,在实际的工作中,学校管理层应该重视档案信息化的处理,要发挥数字信息化处理技术的作用,要合理规划档案管理部门工作,优化内部配置,加强内部工作人员培训,提高工作整体统筹性,根据高校的基本情况,及时调整工作模式,优化档案管理的制度。负责档案管理的部门要及时更新技术手段,培养一支专业的档案管理队伍,提高从业人员的业务技能,同时也要将信息化档案技术及时宣传,让其他部门及时使用,确保档案价值发挥。高校要站在整个管理结构提升的角度进行档案信息化建设工作,要根据整体工作有序推进,在工作建设过程中,要了解师生需要,进行实际分析,提高师生对档案管理的重视程度,要将信息及时整理和使用纳入到教学工作当中,鼓励师生积极使用。可以定期组织召开交流座谈会,了解师生使用反馈情况,及时调整管理模式,也可以将档案信息推进工作纳入高校职工绩效考核当中,确保工作落实。此外,还要在教师队伍当中积极培训,组织师生集中学习,为技术推广奠定基础。

  推进档案管理的信息化建设需要配备对应的基础设施,高校应该加强对该方面工作的硬件投入,确保设备使用和技术推广齐头并进。不仅仅要进行基础设备的投入,还要及时更新设备,根据高校本身档案处理的需要,及时投入和建设多功能数据处理平台,还应该配备其他辅助性设备,如扫描仪、集成电脑、移动处理端等,满足师生多样化的需求。学校可以根据工作情况,开发适合本校的数据处理软件,积极引进和学习先进地区的技术手段,及时更新软件,确保符合时代发展需要。

  档案管理的核心在于存储空间的管理,信息化的档案关键在于数据库的建立,数据库相当于信息处理的大脑,可以采集、搜集、存储、流转各类信息,如数据库管理不善或数据库安全系统存在漏洞,极容易产生数据安全风险,影响档案管理效果。录入的数据信息尽量广泛,不仅文字信息需要录入,音频、影像、图片等数据信息也要及时录入,确保信息的完整性。建设数据库时,要及时找到数据根源,进行数据信息核对和确认,核查初始数据和录入数据是否一致,发现问题及时调整,防止因时间推移而产生数据混淆或丢失的情况出现。要有专人负责,及时更新和维护数据库,确保各类文献数据有效入库存储。

  储存档案数据信息的意义在于信息的使用和处理,现代社会的高速发展,核心因素在于多种技术的井喷式出现,推动人类文明加速升级,这得益于现代网络信息技术拉近了不同技术和科研项目的交流频率,提高了知识的利用率,高校作为高端技术和科研项目的发源地,要实现数字信息交流,高校应该建立档案数据处理共享平台,实现非保密信息数据的共享,可以将档案信息平台与学校网络平台相互链接,提高档案使用率,不同的高校针对同一类型课题可以更好的交流与合作,从而推动社会的不断繁荣和发展。电子信息数据在不同的学校存放在不同的数据库当中,数据库之间无法相同,通过建设数据信息共享平台,可以让各学校之间加强交流与合作,让档案管理工作更加便捷和高效。

  综上所述,随着现代网络信息技术的发展,档案管理工作也在不断进步,为不断适应复杂社会的需要,档案管理必须使用网络信息化技术提高档案价值,方便使用者查阅和储存。高校作为各类档案存储和流转的重要组织机构,也要及时完善和升级档案管理的信息化建设工作,提高人才培养和科研项目推动的效果。当前,高校在进行档案信息管理时,还有很大上升空间,管理人员要加强认识,培养专业的工作队伍,引进先进的技术,根据学校师生的需要,适时升级改造,同时建立完善的信息数据库,确保各类档案信息存储的安全性和查阅的便捷性,为高校现代化建设提供保障。

  (作者:李莉,系南宁学院通识教育学院讲师)

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